Contoh Briefing dan Hal-Hal Wajib Diketahui Saat Briefing

Bagaimanakah contoh briefing? Briefing adalah kegiatan yang biasa dilakukan baik di dunia kerja. Namun begitu, di berbagai organisasi sekolah maupun kampus, kegiatan ini juga biasanya sudah sering dilakukan walaupun mungkin pelaksanaannya sedikit berbeda.

Nah, jika Anda sudah mulai bekerja dalam waktu dekat, ada baiknya untuk memahami lebih lanjut apa yang dimaksud dengan briefing. Sehingga, pekerjaan Anda nantinya akan berjalan dengan lancar.

Pengertian Briefing

Briefing adalah kegiatan yang dilakukan oleh suatu tim dengan pembicara baik satu orang atau lebih untuk menyampaikan arahan terkait suatu pekerjaan atau proyek. Biasanya, briefing dilaksanakan sesaat sebelum pelaksanaan pekerjaan atau proyek tersebut. Akan tetapi, adakalanya briefing dilakukan pada kesempatan lain seperti ketika tim sedang menghadapi masalah.

Baca Juga: Briefing Pagi: Definisi, Tujuan, Manfaat

Sekilas, briefing tidak tampak berbeda dengan rapat biasa. Namun perbedaan yang paling menonjol adalah durasinya yang jauh lebih singkat. Untuk bahasannya sendiri, briefing biasanya berisi pengarahan atau instruksi terkait dengan proyek yang akan berlangsung. Kegiatan ini bertujuan untuk mematangkan proyek sehingga setiap anggota tim dapat melakukan tugas-tugasnya dengan baik.

Waktu dan Tempat Briefing

Berbeda dengan rapat yang biasanya dilakukan pada jam-jam tertentu dalam sehari, briefing lebih fleksibel. Kapanpun tim Anda membutuhkan briefing, kegiatan ini bisa langsung dilakukan. Bahkan biasanya, briefing sering diadakan mendadak tanpa ada perencanaan terlebih dahulu. Apalagi, saat ternyata proyek yang sedang ditangani mengalami kendala dan harus dicarikan solusinya. Namun, briefing reguler di perkantoran sering dilakukan di pagi hari. Oleh sebab itu, sangat penting untuk mengetahui contoh teks briefing pagi.

Demikian pula tempat dilaksanakan briefing. Tidak melulu harus dilakukan di kantor atau ruang rapat, briefing bisa dilakukan dimana saja. Contohnya ketika Anda harus mengadakan event atau proyek di lapangan terbuka, maka briefing bisa saja dilakukan di lapangan tersebut.

Tujuan dan Manfaat Briefing

Lalu, apakah tujuan serta manfaat diadakannya briefing? Mengapa perlu diadakan briefing apabila sebelumnya sudah diadakan rapat dan latihan agar proyek bisa sukses. Tentu saja, ada beberapa detail tujuan dan manfaat dari briefing yang berbeda dari rapat biasa. Apa sajakah?

1. Meningkatkan Komitmen Tim

Sejak awal proyek atau event direncanakan, maka sebuah tim tentunya sudah berkomitmen untuk menyukseskan acara tersebut. Namun pada prosesnya, terkadang terjadi perubahan rencana atau perbedaan sehingga ada hal-hal yang melenceng dari komitmen tersebut.

Nah, briefing sendiri merupakan suatu usaha agar komitmen tersebut tetap kuat bahkan meningkat. Hingga pada akhirnya acara sudah terlaksana, setiap anggota tim diharapkan tetap berpegang teguh pada komitmen tersebut.

2. Meningkatkan Kekompakan Tim

Sebuah tim yang terlihat pada suatu proyek atau bekerja menjadi panitia dari sebuah acara tentu diharapkan kompak. Namun tentu saja, perbedaan karakter serta pendapat sering menyebabkan kekompakan tersebut menjadi goyah. Padahal, tanpa kekompakan, ada banyak kemungkinan bahwa proyek tersebut mengalami kendala.

Tujuan berikutnya dari diadakannya briefing adalah untuk meningkatkan kekompakan tim. Dalam briefing, para anggota diarahkan serta diinstruksikan untuk melakukan tugasnya masing-masing tanpa harus saling iri satu sama lain. Goal utamanya tentu saja agar proyek berjalan lancar.

3. Mencegah Adanya Error atau Masalah Dadakan

Tidak peduli bagaimana bagusnya persiapan suatu acara atau proyek, kemungkinan adanya error atau masalah Dadakan selalu ada. Misalnya, permasalahan datang dari peralatan yang akan digunakan. Atau mungkin, ternyata salah seorang panitia yang terlibat tidak bisa mengikuti acara karena sakit dan semacamnya.

Di sinilah kegiatan briefing sangat penting. Dalam briefing, bisa dibahas cara menyelesaikan berbagai masalah di atas. Ketua panitia bisa memberikan pengarahan tentang apa saja yang harus dilakukan agar proyek tetap berjalan seperti yang sudah dipersiapkan sebelumnya.

4. Menjadi Sarana Komunikasi Anggota Tim

Ketika proyek atau acara sudah dilakukan, terkadang sudah tidak mudah lagi untuk berkomunikasi satu sama lain bagi sesama anggota tim. Nah, sebelum acara dilakukan, sangat disarankan untuk mengadakan briefing terlebih dahulu. Briefing ini bertujuan sebagai sarana komunikasi bagi semua anggota tim. Apabila ada permasalahan yang terdeteksi sejak awal, di kegiatan briefing inilah permasalahan tersebut dibahas dan dicari solusinya secepatnya.

Contoh Briefing

Walaupun briefing sering diadakan mendadak tanpa adanya perencanaan tertulis terlebih dahulu, akan sangat baik jika Anda mengetahui contoh-contohnya. Berikut ini adalah beberapa contoh kalimat-kalimat yang sebaiknya diucapkan saat briefing.

1. Pembukaan Briefing

Pada pembukaan briefing, Anda sebaiknya mengucapkan salam serta terima kasih untuk semua anggota tim karena bersedia untuk datang dan berkumpul.

Contoh:

Assalamualaikum warahmatullahi wbarakatuh. Selamat pagi rekan-rekan sekalian. Alhamdulillah kita semua masih diberikan kesempatan oleh Allah SWT untuk berkumpul di pagi ini untuk melaksanakan tugas kita. Terima kasih pada rekan-rekan sekalian yang sudah bersedia hadir. Semoga kehadiran rekan-rekan semua menjadi berkah bagi kita semua sehingga bisa melaksanakan tugas sebaik-baiknya.

2. Isi Briefing

Kegiatan briefing biasanya dilakukan secara singkat. Maka, sebaiknya Anda sebagai ketua tim tidak perlu terlalu banyak berbasa-basi dan langsung menuju ke konten kegiatan yang hendak dibahas. Namun, untuk memancing keaktifan anggota tim tidak ada salahnya untuk memberikan sedikit motivasi atau pertanyaan.

Contoh:

Perlu diketahui rekan-rekan sekalian, bahwa kalian semua adalah aset berharga bagi perusahaan ini. Maka, ide dan gagasan kalian akan sangat bermakna untuk mencapai tujuan kita. Nah, sebelum kita beranjak untuk ke lapangan dan mendapatkan lebih banyak target pasar, apakah ada ide dan saran untuk meningkatkan angka penjualan kita pada hari ini?

Ketua briefing juga bisa menanyakan kendala yang dialami oleh anggota pada tugas mereka sebelumnya serta mendiskusikan cara penyelesaiannya.

Contoh:

Menurut laporan yang sudah diserahkan kemarin, ada beberapa kendala dari anggota tim marketing kita dalam menghadapi calon konsumen khususnya yang tergolong dalam kelompok remaja. Nah, bisakah dijelaskan kesulitan apa yang sudah dialami? Bagi rekan-rekan yang lain, kira-kira apa solusi yang tepat untuk permasalahan tersebut?

Dalam bagian isi Briefing, perlu pula memberikan pertanyaan-pertanyaan untuk mengetahui tingkat pemahaman anggota. Selain itu, pertanyaan tersebut juga bermanfaat untuk mengetahui anggota manakah yang sudah mampu melakukan pekerjaan dengan baik, mana yang tidak.

Contoh:

Tidak ada salahnya jika kita sedikit membahas kegiatan pemasaran yang akan kita adakan hari ini. Sesuai arahan dan hasil yang ada kemarin, apakah yang masih ingat apakah tujuan kita memasarkan produk di tempat-tempat tertentu seperti di mall-mall dan café-café? Rani, menurut Anda, tempat-tempat apalagi yang perlu kita kunjungi untuk mencapai target penjualan pada hari ini?

3. Penutup Briefing

Setelah berbagai diskusi yang sudah dilaksanakan, maka saatnya menutup kegiatan briefing dan melaksanakan tugas yang sesungguhnya. Pada saat menutup briefing, lagi-lagi ketua tim harus memotivasi anggotanya agar bersemangat mengerjakan tugas hari ini.

Contoh:

Sepertinya sudah cukup kegiatan briefing kita pada pagi hari ini. Semoga bermanfaat bagi kita semua. Selalu ingat rekan-rekan semuanya, dalam bekerja nanti, pastikan selalu dalam keadaan bersemangat dan bahagia agar hasil yang dicapai juga memuaskan. Mari kita tutup dengan bawaan Hamdalah, Waalaikumsalam Warahmatullahi wabarakatuh.

Perlu diingat, jika Anda berminat untuk menulis kegiatan selama briefing, pastikan untuk melakukan penulisan briefing yang benar sehingga dapat dimengerti dan lebih bermanfaat. Selain itu, pastikan untuk menyiapkan semua perlengkapan briefing jika diperlukan seperti laptop dan LED proyektor. Nah, demikianlah beberapa contoh briefing, semoga bermanfaat.