Briefing Pagi: Definisi, Tujuan, Manfaat & Lainnya

Melakukan briefing pagi secara rutin adalah salah satu kebiasaan kecil yang dapat membantu meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan. Jika Anda sudah berada di dunia kerja, Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah briefing ini. Karena kegiatan ini sering kali dilakukan di dunia kerja, terlepas dari industri dan bidang pekerjaannya.

Briefing sebenarnya tidak harus dilakukan pada pagi hari saja. Kegiatan ini pada dasarnya bisa dilakukan kapan pun, bahkan sore hari setelah selesai bekerja untuk mempersiapkan hari berikutnya. Kegiatan ini juga dipercaya dapat memberikan banyak manfaat. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas segala hal yang berkaitan dengan briefing.

Baca Juga: Contoh Briefing dan Hal-Hal Wajib Diketahui Saat Briefing

Pengertian Briefing

Apa itu briefing? Briefing berasal dari Bahasa Inggris brief yang berarti ringkasan atau pemberian penjelasan. Briefing pagi adalah kegiatan pengarahan yang diberikan kepada sebuah tim terkait dengan hal-hal tertentu pada pagi hari, seperti masalah yang sedang dihadapi, prioritas tim, atau perkembangan proyek.

Pengarahan tersebut juga dapat berbentuk rapat singkat untuk menyampaikan instruksi atau informasi baru, seperti penugasan atau kebijakan baru. Sehingga, briefing menjadi kegiatan yang penting untuk dilakukan sebagai sosialisasi arahan baru yang mungkin belum diketahui oleh anggota tim yang bersangkutan. Selain itu, briefing juga dapat berisi motivasi briefing kerja.

Dalam kegiatan briefing, setiap orang yang terlibat berkesempatan untuk memberikan feedback, seperti memberikan pendapat atau memperjelas arahan. Mereka juga dapat mengajukan pertanyaan atas informasi yang dirasa kurang jelas. Dari penjelasan yang disebutkan, dapat diketahui bahwa briefing penting dilakukan untuk menghindari masalah-masalah yang mungkin timbul karena komunikasi yang kurang baik antar anggota tim.

Waktu Pelaksanaan Briefing

Cukup banyak perusahaan yang secara rutin melaksanakan briefing di pagi hari, atau biasa disebut dengan morning briefing. Morning briefing ini berisi arahan singkat tentang informasi dan instruksi yang akan dilakukan pada hari itu. Penyampaian arahan ini dilakukan sebelum karyawan mulai bekerja, sehingga saat mereka bekerja, mereka bekerja sesuai arahan yang sudah diterima.

Namun, sebenarnya tidak ada jadwal pasti atau peraturan khusus bahwa briefing harus dilaksanakan pada pagi hari. Briefing dapat dilakukan kapan pun saat dibutuhkan. Misalnya, perusahaan yang menerapkan jadwal kerja shift, seperti hotel, melaksanakan briefing pada sore hari saat karyawan yang bekerja pada shift sore hari datang.

Bahkan ada momen di mana briefing dilakukan secara mendadak saat karyawan tengah bekerja, karena ada pengumuman penting yang harus disampaikan saat itu juga.

7 Manfaat Briefing

Setelah mengetahui tentang pengertian dan waktu pelaksanaan briefing, sekarang mari kita membahas manfaat dan tujuan briefing. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, briefing memberikan banyak manfaat, terutama berkaitan dengan produktivitas dan kinerja karyawan. Berikut adalah beberapa manfaat dari melakukan briefing.

1. Membangun Komunikasi yang Baik

Salah satu manfaat utama dari briefing adalah membangun komunikasi yang bai kantar anggota tim. Melalui briefing, anggota tim bertemu secara langsung untuk memberikan dan menerima informasi yang dibutuhkan. Anggota briefing yang terlibat dapat memberikan pendapat, mengajukan pertanyaan, dan memberikan saran dan kritik yang tentunya akan sangat membantu memperbaiki kinerja dan produktivitas.

2. Meningkatkan Kerja Sama Tim

Dengan setiap anggota tim mengetahui proyek yang sedang dikerjakan, peran dari setiap anggota dalam proyek tersebut, dan prioritas yang perlu didahulukan, maka hal ini dapat meningkatkan kerja sama anggota tim. Briefing merupakan kegiatan yang dapat membantu tim mengetahui pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab mereka.

Dengan mengetahui tujuan yang akan dicapai, setiap anggota tim pun dapat bekerja sama dengan lebih efektif dan efisien.

3. Mendeteksi Adanya Masalah

Manfaat selanjutnya dari pengadaan briefing adalah mendeteksi adanya masalah yang berpotensi muncul. Terutama jika terdapat proyek baru atau kebijakan baru, para anggota briefing dapat mendeteksi masalah yang mungkin saja terjadi akibat kebijakan baru tersebut. Tidak hanya mendeteksi potensi masalah, mereka juga dapat mempersiapkan solusi untuk masalah tersebut.

Sehingga, jika masalah tersebut benar-benar terjadi, karyawan sudah mengetahui solusi apa yang bisa dilakukan untuk mengatasinya.

4. Menyatukan Tujuan Bersama

Tidak hanya menyampaikan informasi dan arahan, briefing juga dapat menjadi sarana untuk menyatukan tujuan untuk dicapai bersama-sama. Setiap anggota mungkin memiliki cara yang berbeda-beda dalam melaksanakan tugas mereka, namun semuanya tetap harus bermuara pada tujuan yang sama.

Hal ini penting sehingga tidak ada perpecahan atau perbedaan yang dapat mengganggu kinerja tim. Briefing pun dapat dilaksanakan untuk menghindari hal ini. Melalui briefing, para anggota dapat berdiskusi secara terbuka untuk menyatukan visi, misi, dan tujuan bersama.

5. Menggali Ide-Ide Kreatif

Briefing juga dapat menjadi kegiatan untuk menggali ide-ide kreatif dari anggota yang terlibat. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, setiap anggota briefing memiliki kesempatan untuk mengemukakan pendapat, bahkan ide-ide yang mereka miliki. Ide-ide kreatif ini tentunya akan sangat bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas.

Para anggota pun kemudian dapat mendiskusikan dan mengembangkan ide yang sudah diberikan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.

6. Membangun Komitmen Positif

Manfaat selanjutnya dari briefing adalah membangun komitmen yang positif dalam tim. Sudah sewajarnya terdapat perbedaan pandangan dan pendapat dalam sebuah tim. Namun dengan briefing, para anggota dapat mendiskusikan jalan tengah untuk menangani perbedaan-perbedaan tersebut.

Pemimpin briefing pun dapat menegaskan kepada semua anggota bahwa perbedaan pandangan dan pendapat yang ada tidak boleh menghancurkan kerja sama mereka. Tim akan diingatkan tujuan bersama yang telah disepakati untuk dicapai, sehingga komitmen positif pun dapat terbentuk.

7. Meningkatkan Kepercayaan

Dengan penyampaian pendapat, ide, dan saran yang diberikan oleh tim saat melaksanakan briefing, hal ini dapat membangun kepercayaan antar anggota. Setiap anggota dapat melihat satu sama lain bahwa mereka mumpuni di bidang mereka masing-masing, dan bertanggung jawab atas pekerjaan dipercayakan pada mereka.

Materi Briefing

Materi briefing tentunya disesuaikan dengan tujuan masing-masing. Misalnya, jika akan melaksanakan briefing untuk para karyawan baru, isi briefing dapat berupa peraturan perusahaan yang harus dipatuhi, pengenalan area kerja, dan lain sebagainya. Jangan lupa untuk memberikan kesempatan pada karyawan baru untuk bertanya hal-hal yang ingin mereka ketahui.

Umumnya, briefing diawali dengan memanjatkan doa berdasarkan keyakinan masing-masing. Kemudian, pemimpin briefing dapat langsung masuk pada inti briefing yang ingin disampaikan. Briefing juga dapat berisi evaluasi dari hasil kerja sebelumnya, seperti apa yang bisa diperbaiki. Karena briefing bersifat singkat, pastikan bahwa informasi yang akan disampaikan ringkas dan tidak berbelit-belit. Sehingga anggota tim pun dapat dengan mudah memahaminya.

Itu tadi adalah hal-hal yang berkaitan dengan briefing. Kesimpulannya, briefing adalah pengarahan singkat tentang informasi dan instruksi yang perlu disampaikan kepada tim. Kegiatan ini sangat berguna, terutama untuk memperbaiki komunikasi antar anggota dalam tim sehingga kesalahpahaman pun dapat dihindari.  Apakah perusahaan tempat Anda bekerja sudah secara rutin melaksanakan briefing pagi?